Personvernerklæring

Brennes Auto AS (Org. nr. 851 482 652 MVA) ved daglig leder er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger. Ditt personvern er viktig. For å beskytte ditt personvern, tilgjengeliggjør vi denne personvernerklæringen som forklarer vår informasjonsinnsamling, behandlingsrutiner og valgene du kan ta om hvordan dine personopplysninger blir innsamlet og brukt. Denne personvernerklæringen styrer behandling av dine personopplysninger.

Denne Personvernerklæringen gjelder for behandling av dine Personopplysninger i
våre lokaler, verksted og nettsider som samles inn på www.brennesauto.no

Behandlingen skjer i samsvar med personvernforordningen («GDPR»), som er gjort til norsk lov gjennom personopplysningsloven av 2018.

Forklaring

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan for eksempel være navn og kontaktinformasjon, e-postadresse, IP-adresse, bilde, adferdsmønster, kjøpshistorikk eller informasjon om interesser.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes.

Behandling er all behandling av personopplysninger og enhver bruk av personopplysninger, som for eksempel registrering, sammenstilling, lagring og utlevering.

Hva brukes personopplysningene til

Avhengig av hvordan du velger og bruke våre tjenester og produkter, bruker vi Personopplysninger til forskjellige formål. Dette kan være oppfølging av informasjon om tjenester og produkter, kjøp/salg/leasing/leie, dekkhotell, ruteskift, prøvekjøring eller levering av kjøretøy til verksted. Personopplysninger har til hensikt å:

• Behandle og administrere vårt kundeforhold av hvilke produkter eller tjenester du har kjøpt, leid, leaset, lånt eller ønsker opplysninger om.
• Uthente brukerprofil, salgshistorikk, informasjon om kjøretøyets data for eventuell behandling av service og vedlikehold, eller utføre feilsøking og utbedring av kjøretøyet.
• Innkalle til serviceintervaller eller tilbakekalle kjøretøy for produktutbedringer.
• Sende informasjon om produkter og tjenester du har har kjøpt, vist interesse for eller samtykket til.
• Håndtere dine eventuelle krav i forbindelse med angrerett, reklamasjon
• eller garanti.
• Utlevere kjøretøy i forbindelse med prøvekjøring.
• Formidle finansiering hos finans samarbeidspartnere for behandling av bilfinansiering.
• Formidle bilforsikring.
• Registrere kjøretøy direkte (Autoreg) eller formidle nødvendige opplysninger til Statens vegvesen trafikkstasjoner.
• Utvikle og utbedre produkter og tjenester

Personopplysningene vi behandler er de opplysningene du har gitt til oss, eller som vi har hentet inn fra deg eller tredjepart, behandles opplysningene i forskjellige systemer:
SMS fra Brennes Auto brukes til direkte kommunikasjon med sine brukere på innkallelser og oppfølging av avtaler. Dette kan være varsel om Periodisk Kjøretøy kontroll (PKK) eller når kjøretøy er klar for henting etter service. Behandling og bruk av SMS er vår berettiget interesse for å tilby relevant tjeneste og oppfølging.

Nyhetsbrev eller andre spesifikke Nyhetsbrevutsendinger fra Brennes Auto, er kombinert innhold av brukerinformasjon og generell markedsføring. Informasjon om våre tilbud og tjenester, samt nødvendige kjøretøy opplysninger. For personer som ikke er kunde hos oss, er det gitt oss sitt samtykke for å motta slikt kombinert Nyhetsbrev.

Saksbehandling og Arkiv, Brennes Auto AS behandler Personopplysninger kontaktopplysninger, produkt og tjeneste interesser, kjøpshistorikk, verksted service- og reparasjons historikk i Brennes Auto sine ERP systemer, LifeVision, Triolink og Navision.

E-post og Telefon benyttes som en del av det daglige arbeidet for å drive Brennes Auto forretningsvirksomhet. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av driften, journalføres i Saksbehandling og Arkiv.

Medarbeidere i Brennes Auto benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Behandlingsgrunnlag

Vi tar kun kontakt basert på legitim interesse og informasjon som du frivillig gir oss. Vi mottar informasjon og henter informasjon basert på legitim interesse som er gitt. Vårt behandlingsgrunnlag er ditt samtykke, grunnlaget for å oppfylle vår kontrakt, nødvendig for å oppfylle vår rettslig plikt jfr. Lov om forbrukerkjøp, bokføringsloven og lov om arkiv.

Det er frivillig for de som benytter våre produkter og tjenester å oppgi personopplysninger i forbindelse med Brennes Auto tjenester, for eksempel å bruke Nettstedets skjemaer. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Hvilke personopplysninger behandles

Avhengig av hvilken informasjon du gir oss, hvordan du bruker våre produkter og tjenester, og hvilke tillatelser du gir oss, og hvilke opplysninger vi har hentet, har vi disse opplysningene om deg: Fornavn, Etternavn, Telefonnummer, Mobilnummer, E-post, Personnummer, Førekortnummer, Adresse, Selskap/Bedrift/Virksomhet, Kjøretøy, Registreringsnummer, produkter, tjenester, kjøretøyopplysninger, Service- og reparasjon historikk, tilbud om produkter og tjenester, leieforhold med tidsperiode.

Vi samler inn opplysninger fra:

Kjøretøy Når kjøretøy er på verksted for periodisk kjøretøy kontroll (PPK), reparasjon eller service, innhenter vi opplysninger om kjøretøy. Informasjon er kjørelengde, status for ulike komponenter og analyse av bilens funksjoner.

Autoreg og Autosys

Autoreg er digitale tjenester for alle bilforhandlere, og brukes for registrering av nye og brukte kjøretøy. Brennes Auto AS henter opplysninger fra Autoreg og Autosys for å starte kjøp eller salgsprosessen.

Bekreftelse Skjema

Brennes Auto bruker LifeVision Nettsideskjema etter SMS utsendelser for å samle inn bekreftelse av ønsket Kjøretøyservice, PPK og andre bekreftelser på utsendt tilbud.

Statistikk

Brennes Auto samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende fra Nettsidene. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Øvrige Nettsideskjemaer

Brennes Auto nettsider bruker forskjellige skjemaer for registrering av opplysninger. Hvilke opplysninger skjema registrer er avhengig av hvilke tjenester eller produkter brukeren ønsker mer informasjon om.

Informasjonskapsler:

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Nettsidene samler inn data til følgende systemer:

• Destinet CMS. Statistikk, sider besøkt, nedlastede dokumenter, brukeranskaffelse.
• Google Analytics. Statistikk, brukeranskaffelse, adferd og målgrupper (segmenter)

Hvem deler vi personopplysninger med?

Avhengig av hvordan du ønsker bruker våre produkter og tjenester, deler vi kun relevante opplysninger til tredjeparter for å oppfylle vår avtale med deg.

Autoreg og Autosys

Vi deler opplysninger med Autoreg og Autosys i kjøp eller salgsprosessen av nye eller brukte kjøretøy. Autoreg og Autosys benyttes for å opprette nye kjennemerker, sende salgsmelding, betale avgifter og fullføre omregistreringer.

Finansiering

Vi kan dele dine opplysninger for behov for finansiering av kjøretøy. Personnummer, kontaktopplysninger og kjøretøyopplysninger utleveres til kredittforetak.

Forsikringsselskaper

Dine personopplysninger blir delt med forsikringsselskaper ved kjøp av kjøretøy eller innlevering av kjøretøy til reparasjon ved forsikringsreparasjoner.

Importør / Kjøretøyprodusent / Garantikrav
Vi kan utlevere dine kontaktopplysninger og kjøretøyopplysninger til importør eller kjøretøy produsenter. Opplysningene har til hensikt å behandle og håndtere tilbakekallinger og garantikrav. Vi kan også dele teknisk informasjon, kjøretøyets intervaller av service og service program.

Tekniske og administrative tjenester (ERP)

Vi deler også personopplysninger med selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester til Brennes Auto. Triolink er leverandør av CRM, Navision av totale administrative oppgaver og LifeVision for kundedialog. Databehandleravtale regulerer hvilken informasjon leverandørene har tilgang til, og hvordan de skal behandles.

Nettsider
Leonberg Reklamebyrå AS er Brennes Autos databehandler og leverandør for utvikling og vedlikehold av Nettstedene.

Destino er underleverandør for Leonberg for utvikling, drift og vedlikehold av Destinet CMS Programvare. En egen databehandleravtale mellom Brennes Auto og Leonberg regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Nettstedene lagres på egne servere som driftes av Destino. Det er kun Leonberg og Destino som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?

Vi lagrer personopplysninger, kun så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble innhentet for, eller dersom vi er pålagt å lagre opplysningene. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når de ikke lengre er nødvendige for å oppnå formålet. Under er en oversikt over hvor lenge vi lagrer dine opplysninger:

• Nettbaserte Skjema lagrer informasjon opptil 60 dager. Skjemaopplysninger deles med Arkiv og saksbehandling for å oppnå formålet.
• Arkiv- og saksbehandlingssystemet (ERP) lagrer relevante opplysninger for å oppfylle avtale, reklamasjon- og garantiperiode inntil kjøretøyets levetid, jfr forbrukerkjøpsloven.
• E-post og Telefon gjennomgås årlig hvor nødvendige opplysninger lagres eller overføres til Saksbehandling- og Arkiv.
• Økonomi i Navision, utarbeides rutiner jfr. bokføringsloven/regnskapsloven.

Dine rettigheter

Alle som spør har rett til grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Brennes Auto har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i et av Brennes Auto sine systemer, har rett på innsyn i egne opplysninger. Du kan ha rett til å be oss å:

• Gi deg ytterligere informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
• Gi deg en kopi av personopplysninger om deg.
• Oppdatere dine personopplysninger.
• Slette opplysninger som vi ikke lengre har grunnlag til å oppbevare.
• Begrense eller stoppe behandlingen av dine opplysninger
• Trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt oss.

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet. Før du eventuelt gjør dette, vil vi gjerne at du kontakter Brennes Auto slik at vi kan besvare dine spørsmål eller oppklare eventuelle misforståelser.

Internkontroll - Avvik, analyse av avvik og tiltak

Dersom behandlingen av personopplysninger skyldes brudd på datasikkerheten, meldes dette til Datatilsynet innen gitt frist. Hvis det ikke er mulig å avdekke omfanget innen gitt frist, sendes avviksmelding trinnvis til Datatilsynet.

Brennes Auto har eget kartleggingsskjema som oppsummerer brudd eller avvik som beskriver system, kategori og hva slag opplysninger som er berørt.

Utfyller av skjemaet skal gi beskjed til daglig leder om brudd eller avvik. Ansvarlig mottaker skal vurdere om det skal iverksettes umiddelbare tiltak. Deretter skal vedkommende beskrive hvilke konsekvenser av bruddet eller avviket, synliggjøre tiltakene og begrense konsekvensene.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på Brennes Auto sine nettsider

Kontaktinformasjon

Hvis du ønsker å komme i kontakt med Brennes Auto, kan du benytte:

Brennes Auto AS
v/Administrasjon
Klokkegårdsveien 9, 1711 Sarpsborg

Eller sende e-post til: post@brennes.no
Har du spørsmål kan du også ringe 69 16 17 00